11 04 2016

Vademecum de la facturation

L’article L.441-3 du Code de commerce prévoit que « tout achat de produit ou toute prestation de service pour une activité professionnelle doit faire l’objet d’une facturation ».

L’établissement de la facturation est une activité chronophage à laquelle chaque avocat doit s’atteler de manière rigoureuse ! En effet, vous l’avez tous remarqué : plus la facture est bien établie, lisible et détaillée, plus le règlement de celle-ci par le client se fait vite et sans contestation.

Il convient de savoir qu’une facture comporte des mentions obligatoires : en cas d’oubli ou d’inexactitude, le professionnel peut se voir infliger une amende (15 euros par mention manquante ou inexacte et ceci pour chaque facture, en plus d’une éventuelle sanction pénale pouvant aller jusque 75.000 euros).

Dans les mentions générales, sont obligatoires : la date d’émission, le numéro de la facture, la date de fin d’exécution des prestations, les coordonnées du client (nom et généralement adresse), les coordonnées de l’avocat (nom/prénom de l’avocat ou dénomination sociale, numéro RCS le cas échéant ou le numéro SIREN, adresse du siège social et pour les sociétés : la forme juridique et montant du capital social). Pour les factures dont le montant est supérieur à 150 euros, il est indispensable de rajouter le numéro individuel d’identification à la TVA.

Si votre facture s’adresse à un professionnel, il est nécessaire de préciser la date ou le délai de paiement (ainsi que les conditions d’escompte ou, à contrario, bien indiquer l’absence d’escompte pour tout paiement anticipé), le taux et les pénalités appliqués en cas de retard de paiement et de faire mention de l’indemnité forfaitaire de 40 euros qui serait facturée si frais de recouvrement il devait y avoir.

Pour la majorité des avocats, il sera également important de mentionner si tel est le cas « membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté. ».

Il a été prouvé que pour améliorer le recouvrement des factures et réduire les délais d’encaissement, il est intéressant de proposer plusieurs modes de règlements (chèque, virement), éventuellement joindre une enveloppe timbrée à l’envoi de la facture pour le retour des clients habitués à régler par chèque, et en cas de difficulté de trésorerie du client, accorder des délais de paiement.

Enfin, il est impératif de facturer régulièrement, dès la fin de la prestation et de bien détailler les diligences accomplies.

Pour terminer, sachez qu’en cas de contrôle fiscal, l’argument du secret professionnel pour justifier le fait de ne pas vouloir transmettre ses factures ne saurait être retenu.

En effet, il est intéressant de se demander si, d’un point de vue déontologique, le fait de communiquer aux contrôleurs des impôts, les factures établies par un avocat violerait le principe du secret professionnel puisque dans les mentions obligatoires des factures apparaissent l’identité et les coordonnées des clients.

Dans un arrêt du 15 février 2016 [CE n°375667, 15.02.2016 8ème/ 3ème SSR], le Conseil d’Etat s’est prononcé positivement quant à l’obligation de transmission par l’avocat dans la mesure où aucune indication relative à la nature de la prestation fournie au client n’apparait.